Matériel, remboursement de factures, indemnités, quelles sont les règles si le télétravail se prolonge ?

Voilà déjà 2 mois qu'environ 5 millions de travailleurs français ont installé leur bureau à la maison. Le télétravail est devenu le quotidien. Le gouvernement demande aujourd'hui de le prolonger autant que possible. Mais quels sont les droits et les devoirs des employeurs et des salariés ?

Le gouvernement a appelé à maintenir le télétravail dans la mesure du possible. Mais à terme, si le travail à distance devient une habitude, quelles seront les règles pour les employeurs et leurs salariés ?
Le gouvernement a appelé à maintenir le télétravail dans la mesure du possible. Mais à terme, si le travail à distance devient une habitude, quelles seront les règles pour les employeurs et leurs salariés ? © Dylan Meiffret / MaxPPP
Jusqu’en mars dernier, on ne parlait de télétravail que dans les grandes entreprises, souvent en métropole. Un petit nombre de salariés étaient concernés. Mais depuis deux mois, cette nouvelle façon de travailler s’est étendue à environ 5 millions de Français, selon le Ministère du Travail, dans de nombreuses sociétés. Un développement massif et rapide provoqué par l’épidémie de coronavirus.

Alors que le processus de déconfinement a déjà été amorcé il y a une dizaine de jours, de nombreux salariés travaillent toujours à distance. Par choix parfois, car ils ont découvert un nouveau rythme de travail qui leur convient. Par obligation sinon, car leur employeur a préféré le télétravail au présentiel pour éviter toute contamination. Mais pour plusieurs spécialistes, le télétravail doit être encadré plus clairement.
 

Le matériel doit-il être mis à disposition par l'employeur ?

Le télétravail nécessite un équipement approprié  : un bureau, une chaise, un téléphone et un ordinateur. Tout ce matériel peut être mis à disposition par l'entreprise, selon la procédure en vigueur, pour des questions d'érgonomie (pour diminuer les risques liés à la santé) ou encore de sécurité (notamment pour l'utilisation de logiciels professionnels ou de seveurs internes à l'entreprise).

Le site internet de l'URSAAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales), il est indiqué que "toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts doivent être résolués avant le début du télétravail." 

En outre, "l'employeur est chargé, en règle générale, de fournir, d'installer et d'entretenir les équipements nécessaires au télétravail régulier, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement."

L'employeur peut-il payer les factures ?

Mais si le salarié doit utiliser son matériel personnel, est-il défrayé par son employeur ?

Depuis les ordonnances Macron de 2017, la prise en charge des frais du télétravailleur est régie par les accords d'entreprise.

Pour Maître Grosselin du cabinet Tixier, en Saône-et-Loire, « l’employeur doit respecter les accords qu’il a éventuellement conclus mais doit en principe rembourser les frais exposés par les salariés ».

Selon l'URSAAF, si le travail à distance est effectué de façon régulière, alors "l'employeur couvre les coûts directement causés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications." Ceci comprend les factures internet ou encore l'utilisation du téléphone personnel, qui peut donner lieu à un remboursement.

De façon générale, le salarié en télétravail pourra, dans la plupart des entreprises, être indemnisé pour l'utilisation de son espace personnel, notamment pour le chauffage et l'électricité.   

Lorsque ces frais sont inférieurs à certains montants, l'employeur peut les rembourser sous la forme d'une allocation forfaitaire. L'URSAAF rappelle que cette allocation est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine, 20 € pour deux jours par semaine, 30 € pour trois jours, jusqu'à 50 € maximum.

Si ces frais sont supérieurs aux plafonds, alors l'allocation versée sera égale aux frais réellement supportés, sur présentation d'un justificatif.

Le salarié a-t-il droit à une indemnisation parce qu'il travaille chez lui ?

A plusieurs reprises, la cour de Cassation a confirmé l'obligation pour l'employeur de verser au salarié une indemnité au titre de l’occupation de son domicile à des fins professionnelles "dès lors qu’un local professionnel n’est pas mis effectivement à sa disposition". Dans une décision de mars 2019, elle estimait que "l’occupation du domicile du salarié à des fins professionnelles constitue une immixtion dans la vie privée du salarié et n’entre pas dans l’économie générale du contrat".

Cette occupation s'applique quand l'employeur est à l'initiative de la demande de télétravail. Elle s'ajoute au remboursement "des frais engendrés par l'occation à titre professionnel du domicile" rappelle les avocats spécialisés en droit du travail. 
 

Les entreprises doivent prévenir les risques du télétravail

Maître Grosselin rappelle que les droits et devoirs des entreprises sont les mêmes qu’en cas de travail sur place, avec deux obligations particulières : le salarié doit être informé des restrictions à l’usage des équipements informatiques ou des services de communication et des sanctions en cas de non-respect.

Aussi, un entretien doit être organisé chaque année pour évoquer l’activité du salarié ainsi que sa charge de travail. « Il faut être particulièrement attentif au temps de travail et au droit à la déconnexion ». C’est précisément sur ces deux points que des litiges pourraient naître. « Notre droit à la durée du travail est peu adapté à ce mode de fonctionnement » souligne les avocats en charge du droit du travail.

« Un lien doit être conservé entre l’employeur et son salarié.  Des réunions en visio peuvent être organisées, des échanges doivent avoir lieu par écrit. » précise Maître Goulleret, avocate spécialiste en droit du travail, à Dijon. Elle souligne aussi la prise en considération par l’employeur de la condition familiale de son salarié. « Un(e) salarié(e) avec des enfants voit son cadre de télétravail perturbé. Quand on est devant son ordinateur, on peut rapidement être amené à faire des heures supplémentaires et on se retrouve surchargé. Un contrôle du temps de travail devrait être mis en place. »
 
Toutes ces mesures doivent être réfléchies par les entreprises et communiquées à leurs salariés. « Les entreprises doivent mettre à jour leur document unique de prévention des risques » prévient Maître Golleret. Ce document présente les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés d’une société. Tous les risques sont répertoriés et « les risques liés au télétravail doivent y être inscrits impérativement ». Le règlement intérieur doit être adapté et des chartes rédigées, notamment concernant le droit à la déconnexion. 
 

De plus en plus de contentieux liés au télétravail

Dans son « guide du télétravail » publié en mai 2020, le Ministère du Travail rappele que selon l’article L. 1222-11 du Code du travail, le risque épidémique peut justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié. L’épidémie de coronavirus Covid-19 a donc poussé 5 millions de Français à travailler de chez eux. L’urgence a caractérisé le passage du travail présentiel au travail à distance. A tel point qu’aujourd’hui, les avocats font face à de nombreux contentieux en la matière. Rappelons qu'en cas de non-respect des conditions de travail, qu'il s'effectue physiquement ou à distance, tout salarié peut en informer l'inspection du travail.

« Tout ce qui s’est construit dans l’urgence va devoir passer par une législation » déclare Maître Goulleret. Elle précise que même si, dans le cadre de la crise sanitaire, les employeurs pouvaient exiger de leurs salariés qu’ils travaillent de chez eux, « pour l’avenir, si le télétravail doit s’installer durablement, il faudra un accord contractuel entre l’employeur et le salarié. » Maître Grosselin ajoute que « le principe de réversibilité reste important car on ne peut pas imposer au salarié une incursion à domicile ». Les salariés autonomes ayant des « fonctions support », comme des cadres, pourraient être amenés à conserver une forme de télétravail partiel.

Télétravail en Europe :  la France à la traîne  

Dans un futur plus ou moins proche, des postes uniquement en télétravail pourraient-ils être proposés ? « Pourquoi pas, mais je le déconseille » nous répond Maître Grosselin. « L’appartenance à une communauté de travail est indispensable pour que fonctionne une entreprise. » Elle est  rejointe par Maître Goulleret qui souligne l'importance du  climat social, qui passe par"des liens créés et des échanges physiques". La présence sur site est donc toujours recommandée (en dehors d'une vague épidémique).
En revanche, des aménagements des postes, avec quelques journées par semaine ou par mois en télétravail peuvent être proposées. « Mais là encore, il faut un encadrement précis » insiste les avocats.

En Europe, les pays nordiques sont les plus avancés en matière de télétravail. Aux Pays-Bas, en Finlande, au Danemark ou au Luxembourg, plus de 10 % de la population active travaille régulièrement à distance.
En France, seulement 7 % télétravaillent régulièrement. Un chiffre qui pourrait être amené à évoluer ces prochaines années… Notamment avec tous ces salariés qui ont pris goût au télétravail et qui souhaitent poursuivre, au-delà de la crise sanitaire.
 
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